MỤC LỤC NỘI DUNG
Mã vạch là gì?
Mã vạch là một dãy ký tự có thể là số hoặc chữ số. Mã vạch là phương pháp lưu trữ và truyền tải thông tin bằng một loại ký hiệu chuyên biệt. Đây là 1 ký hiệu gồm tổ hợp các khoảng trắng; vạch thẳng để biểu thị các mẫu tự, ký hiệu và con số.
Nếu mắt thường nhìn vào mã vạch rất khó có thể biết được nó là gì. Nhưng chính những sự thay đổi trong độ rộng của vạch và khoảng trắng sẽ biểu thị thông tin số hay chữ số dưới dạng mà máy quét mã vạch có thể đọc được.
Phần đọc dành cho người dùng nhận biết thông tin sản phẩm được thể hiện dưới dạng chữ số. Khi nhìn vào dãy số này người ta sẽ biết được nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm thông qua quy ước mã số cho các quốc gia trên thế giới của Tổ chức GS1.
Những điều cần biết về mã vạch
Có bao nhiêu loại mã vạch?
Hiện nay có 2 loại mã vạch phổ biến. Đó là mã vạch 1D và mã vạch 2D.
Mã vạch 1D:
Được cấu tạo từ những vạch đen trắng xen kẽ nhau hay còn gọi là mã vạch tuyến tính. Đặc điểm chính là các thanh này xếp thành một hàng duy nhất như một hàng rào.
Mã vạch 1D được gọi dưới tên phổ biến hơn là mã vạch một chiều bởi tất cả dữ liệu được mã hóa theo chiều dài ( bề ngang của mã), muốn thêm dữ liệu thì bắt buộc phải tăng kích thước chiều ngang này khiến cho việc đọc và quét mã trở nên khó khăn hơn. Thường gặp các mã như Code 128, code 39, UPC, EAN…
Mã vạch 2D:
Là mã hai chiều, cấu tạo bởi ma trận vuông trắng – đen trong một khối thống nhất. Ma trận này được xem như ma trận điểm ảnh với mức chứa dữ liệu cao hơn mã vạch 1D nhiều lần. Thường gặp các mã như Datamatrix, QR Code, PDF417, Micro QR Code, Aztec,…
Ý nghĩa của mã vạch?
Tất cả các loại hàng hóa lưu thông trên thị trường đều cần phải có mã vạch. Mã vạch giống như “chứng minh thư” của hàng hóa; giúp ta phân biệt được nhanh chóng, chính xác các loại hàng hóa khác nhau.
Tùy vào quốc gia và vùng lãnh thổ mà quy định về mã vạch sẽ khác nhau.
Mã vạch của hàng hóa bao gồm hai phần: mã số của hàng hóa để con người nhận diện và phần mã vạch chỉ để dành cho các loại máy tính, máy quét đọc đưa vào quản lý hệ thống.
Hiện nay, ở Việt Nam hàng hóa trên thị trường đa phần được áp dụng chuẩn mã vạch EAN. Mã vạch EAN gồm 13 con số chia làm 4 nhóm:
- Nhóm 1: Từ trái sang phải, ba chữ số đầu là mã số về quốc gia (vùng lãnh thổ)
- Nhóm 2: Tiếp theo gồm bốn chữ số là mã số về doanh nghiệp.
- Nhóm 3: Tiếp theo gồm năm chữ số là mã số về hàng hóa.
- Nhóm 4: Số cuối cùng (bên phải) là số về kiểm tra.
Ứng dụng của mã vạch:
Mã vạch mang lại nhiều ứng dụng thiết thực cho đời sống cũng như trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh. Sau đây một số ứng dụng của mã vạch được sử dụng phổ biến hiện nay:
- Trong sản xuất hàng hóa:
Đây là lĩnh vực mã vạch được sử dụng khá phổ biến. Hàng hóa sẽ được in mã vạch trên bao bì ngay sau khi sản xuất. Mã số mã vạch này sẽ là căn cứ để sử dụng các thiết bị mã số mã vạch trong bán lẻ. Với mã số mã vạch được thiết lập có thể truy tìm được nguồn gốc hàng hóa.
- Trong quản lý kho, xuất nhập hàng hóa:
Mã vạch sẽ giúp hỗ trợ cho quá trình xuất, nhập hàng hóa. Đồng thời kiểm soát hàng hóa tồn kho; giúp người quản lý có thể ra quyết định xuất, nhập hàng hợp lý, giảm chi phí tồn kho.
- Ứng dụng trong bán lẻ:
Đây là lĩnh vực được sử dụng nhiều nhất. Mã vạch là công cụ đắc lực của nhân viên bán hàng trong quá trình thanh toán tại quầy thu ngân. Bao gồm trọn bộ đầy đủ các thiết bị mã số mã vạch: máy quét mã vạch, máy in hóa đơn bán hàng; hay máy in mã vạch, cổng từ an ninh, tem từ, cân điện tử mã vạch…
- Ứng dụng trong chuyển phát nhanh:
Mã vạch sẽ giúp nhân viên kiểm tra được những thông tin chi tiết của đơn hàng như: tên, địa chỉ người nhận, mã hàng, tên hàng… Và giúp phân loại dễ dàng các hàng hóa, tiến hành giao sản phẩm một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả cao.
- Ứng dụng trong lĩnh vực y tế:
Mã vạch có ứng dụng quan trọng trong lĩnh vực y tế. Nó giúp hạn chế tối đa sai sót, kiểm soát hồ sơ bệnh án, các mẫu xét nghiệm, thuốc, ngân hàng máu, thiết bị y tế… Ngoài ra mã vạch còn giúp sắp xếp lịch trình thăm khám bệnh nhân, hạn chế ghi chép thủ công.
- Ứng dụng thư viện, trường học:
Mã vạch hỗ trợ cho thư viện trong quản lý mượn, trả sách. Các thẻ sinh viên được tích hợp mã số mã vạch giúp nhận diện sinh viên ở lớp nào, khóa nào, tình trạng mượn sách thư viện gồm bao nhiêu đầu sách, trả hay chưa…
- Trong ngành thuế:
Mã vạch giúp thu thập, kê khai dữ liệu của các công ty một cách nhanh chóng, hiệu quả. Nhân viên thuế có thể cập nhật dữ liệu nhanh chóng với một thao tác quét mã vạch đơn giản.
Lợi ích của mã vạch:
- Mã vạch giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận, giảm chi phí hoạt động.
- Đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng, giá thành thấp, tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
- Chủ động nguồn vốn do tồn kho thấp.
- Xác định chính xác, nhanh chóng hàng hóa, gia tăng tốc độ nghiệp vụ.
- Giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế sai sót, nhầm lẫn.
Làm thế nào để tạo mã vạch?
Trước khi tạo mã vạch, cần phải xác định sẽ in lên sản phẩm gì, sử dụng với mục đích gì?
- Nếu in mã vạch trên văn bản, giấy tờ, tài liệu thì sử dụng các phần mềm như Word, Excel, Corel Draw… Hoặc 1 phần mềm hỗ trợ in barcode.
- Nếu muốn in mã vạch lên trực tiếp bao bì của sản phẩm thì in bằng công nghệ in bao bì (thường là in Offset). Lúc đó, mã vạch là một phần trong kiểu dáng nói chung của bao bì sản phẩm.
- Nếu bạn muốn in mã vạch lên nhãn để dán lên sản phẩm lưu hành trên thị trường với số lượng rất nhiều như trong các khu công nghiệp thì nên dùng công nghệ in nhãn chuyên nghiệp (Label Printer hay barcode printer).
- Còn nếu bạn muốn in mã vạch lên thẻ nhựa như trong trường hợp thẻ nhân viên, thẻ hội viên thì bạn phải dùng đến công nghệ in thẻ (bao gồm máy in thẻ và một phần mềm in thẻ có hỗ trợ barcode).
Làm thế nào để có mã số mã vạch trên sản phẩm?
Nếu muốn có mã số mã vạch cho sản phẩm của mình, doanh nghiệp phải đăng ký với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam).
Doanh nghiệp sẽ cấp mã số doanh nghiệp, được hướng dẫn lập mã số vật phẩm và in mã vạch trên sản phẩm, hàng hóa đúng theo các quy định kỹ thuật trong các tiêu chuẩn quốc gia cũng như tiêu chuẩn quốc tế.
Doanh nghiệp phải nộp phí đăng ký, hàng năm phải nộp phí duy trì sử dụng MSMV theo Thông tư 88/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp cần quản lý mã mặt hàng của mình theo nguyên tắc mỗi mã số tương ứng với một loại sản phẩm duy nhất, không được nhầm lẫn.
Những sản phẩm khác nhau về tính chất, khối lượng, bao gói… phải mã số mặt hàng khác nhau. Những mã số này sẽ sử dụng lâu dài cùng với sự tồn tại của mặt hàng đó. Những mặt hàng này khi được cải tiến (thay đổi trọng lượng, cách bao gói…) đều phải được cấp mã mặt hàng mới.
Lý do các doanh nghiệp nên đăng kí mã số mã vạch.
- Kiểm soát số lượng sản phẩm, hàng hóa: một doanh nghiệp có thể có hàng ngàn loại sản phẩm khác nhau cần phải quản lý. Do đó, doanh nghiệp cần phải có một công cụ hiệu quả để quản lý. Với nhiều sản phẩm như vậy thì phương pháp thủ công như đếm số lượng, ghi sổ… không thể đáp ứng được, Vì thế, mã số mã vạch là một công cụ hiện đại có thể giải quyết vấn đề này.
- Tránh hàng giả, hàng nhái: mã vạch là cách doanh nghiệp dùng để bảo vệ thương hiệu hàng hóa của mình. Đặc biệt là những thương hiệu nổi tiếng thì càng bị nhiều đơn vị khác làm hàng nhái, hàng giả. Ngoài ra, mã vạch còn tạo điểm nhấn giúp khách hàng nhận biết thương hiệu, tạo thuận lợi trong việc quản lý, bảo vệ sản phẩm.
- Tạo niềm tin cho khách hàng: các thông tin về công ty, sản phẩm, địa chỉ, ngày sản xuất… sẽ được hiển thị khi quét mã vạch một sản phẩm. Điều này sẽ tạo được niềm tin cho người tiêu dùng vì họ biết được chính xác nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm mình mua.
- Có thể đưa sản phẩm vào siêu thị: hệ thống quản lý hàng hóa của siêu thị qua mã vạch và hệ thống tính tiền cũng qua máy quét mã vạch. Do đó, doanh nghiệp cần phải có mã vạch nếu muốn đưa sản phẩm vào bày bán trong siêu thị.
Với những lý do trên, từ việc quản lý tốt số lượng hàng hóa; tránh được hàng giả trên thị trường. Tạo niềm tin tuyệt đối trong lòng người tiêu dùng và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Lợi nhuận của doanh nghiệp chắc chắn sẽ tăng nhanh chóng.
Lời kết
Chúng tôi đã giới thiệu đến các bạn khái niệm cũng như những vấn đề liên quan đến mã vạch. Hy vọng những thông tin trên có thể mang đến cho bạn những kiến thức bổ ích.
Nếu có bất kì thắc mắc nào, vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng của công ty ADV chúng tôi để được tư vấn chi tiết nhất. Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ khác như: in băng rôn, in standee, in backdrop, in voucher… với giá cả, chất lượng cạnh tranh nhất TP. Hồ Chí Minh.