Những sự kiện khai trương là sự kiện quan trọng và luôn được các chủ cửa hàng chú trọng đầu tư và xây dựng tổ chức sao cho thật sáng tạo. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách tổ chức một buổi sự kiện khai trương sao cho thật sáng tạo và thành công. Bởi để dàn dựng một buổi sự kiện khai trương diễn ra tốt đẹp có rất nhiều công đoạn cần chuẩn bị và lưu ý. Tham khảo bài viết dưới đây của quảng cáo ADV để được hướng dẫn tổ chức sự kiện khai trương. 

Chuẩn bị trước khi tổ chức 

Ngân sách và chi phí tổ chức

Đây là yếu tố phải được ưu tiên lên hàng đầu và phải phân chia sao cho thật hợp lý để không bị thiếu chi phí. Ngân sách tổ chức sự kiện gồm vốn có sẵn và vốn đi xin tài trợ. Để phân chia hợp lý bạn nên chia ngân sách thành từng hạng mục cũng như giới hạn mức chi phí lớn nhất cho phép.

Chọn thời điểm diễn ra buổi lễ khai trương

Để chọn được ngày khai trương sao cho hợp lý bạn sẽ phải cân nhắc nên chọn ngày nào giờ nào để phù hợp nhất. Nên tổ chức buổi lễ vào những ngày cuối tuần để tránh lịch đi làm và mọi người có thời gian rảnh rỗi, Từ đó hiệu quả của buổi lễ khai trương sẽ cao hơn. 

Đối tượng khách mời

Một buổi lễ khai trương sẽ không thể thiếu được những khách mời quan trọng. Thông thường người chủ sẽ mời đến những người có liên quan đến nơi tổ chức sự kiện hoặc mời những người thân thích. Việc lên đối tượng khách mời cũng là một cách để kiểm soát được mặt tài chính. 

Địa điểm tổ chức

Chọn một địa điểm phù hợp với buổi lễ khai trương sẽ góp phần lớn vào thành công của buổi lễ. Với những buổi lễ khai trương thường được tổ chức ở địa điểm hoạt động của đơn vị. 

Quà tặng lưu niệm

Qùa tặng lưu niệm thể hiện thành ý của bên tổ chức sự kiện. Những món quà nhỏ nhưng hữu ích như đồng hồ, lịch, bút mực sẽ gây ấn tượng đặc biệt đối với khách hàng. 

Thiết kế in ấn thiệp mời và banner quảng cáo

Banner là công cụ hữu ích để tiếp cận và đưa cửa hàng đến gần hơn với khách hàng. Một banner quảng cáo thu hút sẽ hấp dẫn khách hàng và tạo được những ấn tượng tốt về cửa hàng của bạn. Bên cạnh đó việc in ấn thiệp mời gửi đến khách mời cũng góp phần vô cùng quan trọng. Chúng sẽ tạo được những ấn tượng tốt đẹp đến những vị khách mời.

Xin giấy phép quảng cáo treo banner

Thủ tục này yêu cầu các chủ cửa hàng phải chuẩn bị hồ sơ và một số giấy tờ pháp lý liên quan để gửi thông báo đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Chuẩn bị dụng cụ và trang trí không gian 

Một buổi lễ khai trương thành công rực rỡ sẽ không thể thiếu đến một số dụng cụ cần thiết và những món đồ trang trí cho không gian thêm rực rỡ. 

Tùy vào phong cách của địa điểm tổ chức buổi khai trương mà chọn bàn ghế, khăn trải bàn, … sao cho phù hợp với mục đích của buổi khai trương. 

Để không gian thêm phần lộng lẫy và ấn tượng bạn có thể lựa chọn thêm một số món đồ trang trí khác. Những món đồ như cây cảnh, hoa để bàn, bóng đèn,… tuy nhỏ nhưng góp phần làm cho không gian trở nên khác biệt. 

Lập kịch bản chi tiết 

Việc lập kịch bản chi tiết cho một buổi lễ quan trọng góp phần lớn vào việc buổi lễ đó có diễn ra được suôn sẻ hay không. Nhờ kịch bản được viết sẵn mà mọi người có thể quản lý được các bước diễn ra trong buổi lễ cũng như hạn chế những rủi ro có thể xảy ra. 

Với một buổi lễ khai trương kịch bản chi tiết cho buổi khai trương sẽ bao gồm một số công đoạn như sau: 

  • Chào đón khách mời
  • Tiết mục văn nghệ
  •  Khai mạc
  •  Cắt băng rôn khai trương
  •  Chụp hình
  •  Tiễn khách và hỗ trợ khách về
  •  Tặng quà lưu niệm

Để một buổi lễ khai trương diễn ra thành công tốt đẹp sẽ phải mất một khoảng thời gian dài cho việc chuẩn bị các công đoạn trước đó. Với những chia sẻ về hướng dẫn tổ chức sự kiện khai trương của quảng cáo ADV bạn sẽ có thêm cho mình những kinh nghiệm bổ ích cho việc chuẩn bị một buổi lễ đặc biệt.